22 documentos de segurança do trabalho que todo Profissional SST deve conhecer

Documentos de Segurança do Trabalho, uma das partes mais sensíveis e importantes e todo Profissional da área está acostumado com isso. Afinal, em praticamente todas as normas regulamentadoras são criadas exigências relacionadas a esses documentos.

Por isso, o Blog de Segurança do Trabalho da Escola da Prevenção criou esse post para tratar dos…

Documentos de segurança do trabalho mais importantes!

Segundo o Super Checklist de Documentação Obrigatória de SST, são mais de 200 documentos de segurança do trabalho considerando todas as Normas Regulamentadoras.

Mas, como nenhuma empresa precisa seguir todas as normas porque algumas são setoriais, então, o número de documentos no total acaba sendo bem menor. Nesse texto vou apresentar uma seleção de 22 documentos de segurança do trabalho.

Tudo pronto? Vamos começar pelo começo: NR-01 que atende pelo nome de “DISPOSIÇÕES GERAIS E GERENCIAMENTO DE RISCOS OCUPACIONAIS”, que vamos abreviar por GRO.

Essa NR já nós traz pelo menos 5 documentos de segurança do trabalho importantes.

Documento 1 – Inventário de perigos e riscos do PGR

O inventário de perigos e riscos é um dos componentes do PGR, Programa de Gerenciamento de Riscos. Eu poderia considerar o PGR como um documento, mas como na verdade ele é constituído de 2 documentos, preferi colocar o inventário como um documento, e o plano de ação como outro. Os dois juntos formam o PGR.

Qual o conteúdo mínimo do inventário?

A estrutura do inventário pode variar muito, mas, no mínimo você precisa ter as colunas como na foto abaixo, que foi tirada do Modelo de inventário de perigos e riscos do PGR.

Colunas que precisam ter na sua planilha de inventário: função e atividade, perigo, lesões ou agravos, fontes ou circunstâncias, medidas de controle, severidade, probabilidade e nível de risco.

Em geral, as etapas do inventário do PGR contemplam:

1. identificação dos perigos do ambiente, incluindo as possíveis lesões ou agravos à saúde, além da identificação das fontes e circunstâncias.
2. levantamento das medidas de controle existentes, sejam elas administrativas, de engenharia, equipamento de proteção coletiva (EPC) ou equipamento de proteção individual (EPI).
3. avaliação dos riscos (com indicação de severidade e probabilidade)

Depois de cumprir as 3 etapas acima, você vai fazer o plano de ação para resolver os principais problemas indicados na etapa de avaliação, e isso nos leva ao próximo documento.

Documento 2 – plano de ação do PGR

Vamos seguir nossa jornada sobre documentos de segurança do trabalho?

Se o inventário é o documento 1, logicamente o plano de ação é o documento 2. Todos os perigos/riscos avaliados como tolerável, moderado ou substancial precisam ter uma ação prevista no plano. Riscos triviais não precisam de ação. Enquanto que riscos substanciais é para interditar a atividade imediatamente, ou seja, nem perca tempo fazendo plano de ação.

A avaliação de riscos incluída no modelo acima é baseada na BS 8800, que é um modelo bastante usado no Brasil, especialmente útil em empresas de pequeno e médio porte, porque é eficaz e simples de usar.

Em termos de plano de ação, eu recomendo o plano de ação 5W2H.

Documento 3 – plano de resposta a emergências

Muitos profissionais SST pensam que, em se tratando de documentos de segurança do trabalho, a NR-01 fala apenas de PGR. Ledo engano! Como já mostrei no post chamado os 3 filhos do GRO que coloquei na nossa página no Facebook e reproduzo aqui abaixo, são 3 os documentos de segurança do trabalho que a NR-01 manda fazer.

Também conhecido pela sigla PRE ou PAE (plano de ação de emergências). A NR-01 manda fazer 3 documentos essencialmente: PGR, PAE e AAT. No PAE ou PRE você deve descrever as ações no caso de emergências, de pequeno ou grande porte. Primeiros socorros, combate a incêndios, vazamento de químicos são exemplos de situações de emergência.

Detalhe: se a empresa possuir espaço confinado, é necessário incluir no PRE o plano de resgate nos espaços confinados.

Você deve estar se perguntando o que é AAT? Veremos agora mesmo.

Documento 4 – análise de acidentes de trabalho (AAT)

Para simplificar eu uso a sigla AAT. A análise de acidentes de trabalho já constava nas NRs, como na NR-05. Entretanto, a nova NR-01 vigente desde 03/01/2022 colocou mais importância nesse tema.

Portanto, se prepare para ver cada vez mais as AAT nos seus documentos de segurança do trabalho, pois a NR-01 colocou mais ênfase nela!

Afinal de contas, as AAT são uma parte essencial do processo de gestão. Porque se houve um acidente ou adoecimento, é sinal que há um problema (falha), então é necessário rever o inventário e criar uma ação para resolver.

Outra detalhe, portanto fica esperto: houve alguma CAT (comunicação de acidente de trabalho) emitida desde 03/01/2022? Pois bem, tem que ter feito a AAT. O auditor fiscal do trabalho vai pegar dessa forma.

Documento 5 – Ordens de serviço

Sim, a NR-01 manteve a obrigatoriedade das OS, como costumamos chamar. As empresas são obrigadas a elaborar ordens de serviço sobre segurança e saúde no trabalho, dando ciência aos
trabalhadores sobre perigos, riscos e medidas preventivas.

Muito bem, você viu que os documentos de segurança do trabalho 1 até 5 são citados na NR-01, ou seja, todas as empresas precisam ter esses documentos de segurança do trabalho.

Antes de irmos ao documento 6, só uma observação. A NR-01 chama-se “disposições gerais e gerenciamento do risco ocupacional”, que vou simplificar por GRO. Apenas quero te chamar atenção para um ponto. GRO não é documento. GRO é a norma que manda fazer 3 documentos: PGR, AAT e PRE, ok?

Se quiser conhecer melhor o GRO recomendo o ebook GRO/PGR Comentado.

Documento 6 – Comprovante de inscrição no CNPJ

Quando você estiver trabalhando ou prestando serviço em uma nova empresa ou cliente, não esquece de dar uma olhada no site da Receita Federal. Joga lá o CNPJ (cadastro nacional da pessoa jurídica) da empresa para descobrir algumas informações essenciais, em especial, as atividades econômicas primárias e secundárias da empresa.

Essas informações serão necessárias em muitos documentos de segurança do trabalho, como você irá descobrir mais adiante.

E isso nos leva ao próximo documento.

Documento 7 – CNAE primário e secundário

Ao consultar o CNPJ no site da Receita você vai descobrir os CNAE primário e secundário. Nem toda empresa tem o secundário, mas todas devem ter o primário. CNAE significa cadastro nacional de atividades econômicas.

Ele é muito importante na área SST porque é com ele que você vai dimensionar o SESMT. SESMT significa serviço especializado em saúde e medicina do trabalho. Falaremos disso daqui a pouco.

Com o CNAE você irá descobrir o grau de risco do estabelecimento. E, cruzando o grau de risco com a quantidade de funcionários irá descobrir quantos profissionais precisa ter no SESMT. Tudo isso é detalhado na NR-04 “SERVIÇOS ESPECIALIZADOS EM ENGENHARIA DE SEGURANÇA E EM MEDICINA DO TRABALHO”.

Documento 8 – Registro do SESMT

O SESMT pode ser composto pelas seguintes profissões:

• Técnico em Segurança do Trabalho
• Engenheiro de Segurança do Trabalho
• Auxiliar de Enfermagem do Trabalho
• Enfermeiro do Trabalho
• Médico do Trabalho

O cálculo da quantidade de cada um desses profissionais que a empresa deve contratar para montar o SESMT é chamada de “dimensionamento do SESMT”. Após montar o SESMT, é obrigatório registrá-lo, conforme prevê a NR-04:

“4.17 Os serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho de que trata esta NR deverão ser registrados no órgão regional do MTb.
4.17.1 O registro referido no item 4.17 deverá ser requerido ao órgão regional do MTb e o requerimento deverá conter os seguintes dados:
a) nome dos profissionais integrantes dos Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho;
b) número de registro dos profissionais na Secretaria de Segurança e Medicina do Trabalho do MTb;
c) número de empregados da requerente e grau de risco das atividades, por estabelecimento;
d) especificação dos turnos de trabalho, por estabelecimento;
e) horário de trabalho dos profissionais dos Serviços Especializados em Engenharia de
Segurança e em Medicina do Trabalho.”

Portanto, esse registro é um dos documentos de segurança do trabalho que considero importante. Vai que tem um erro no dimensionamento. É prudente dar uma conferida.

Leia também: NR-04 SESMT – Guia para iniciantes

Documento 9 – Acordos ou convenções coletivas

O que é isso? Este documento identifica os pontos negociados entre empregador e sindicato, identificando parâmetros mínimos de atendimentos além das normas vigentes.

Nele você identifica como são tratadas as questões de insalubridade, periculosidade, distribuição de uniforme e EPI, CIPA entre outros aspectos de segurança e saúde.

Algumas normas regulamentadoras inclusive citam os acordos ou convenções coletivas caso sejam mais restritivos. Em outras palavras, se a convenção prevê uma medida preventiva mais rígida que a NR, o que vale é a convenção. Então é essencial dar uma olhada nisso!

Documento 10 – Registro das inspeções de Auditores Fiscais do Trabalho

A empresa já foi inspecionada no passado? Se sim, quais foram as não conformidades detectadas pelos auditores? Tem alguma ação que precisa ser executada para resolver alguma pendência?

Analisando esses registros você observará se a empresa já sofreu fiscalização, notificação, auto de infração ou até mesmo embargo ou paralisação.

Agora vamos falar um pouco sobre CIPA, afinal estes são alguns dos documentos de segurança do trabalho importantes!

Documento 11 – Dimensionamento da CIPA

O dimensionamento da CIPA em 2022 ficou mais simples: basta cruzar o grau de risco (o mesmo usado para dimensionar o SESMT) e a quantidade de funcionários. A tabela de dimensionamento da CIPA anteriormente era enorme, agora se resume a uma pequena tabela, como você pode ver abaixo.

Não se esquece. Deve-se manter uma memória do cálculo do dimensionamento da CIPA.

Veja também: dicas para a CIPA funcionar melhor.

Documento 12 – Documentos do processo eleitoral da CIPA

A NR-05 exige que o processo eleitoral da CIPA siga alguns protocolos. Então, no caso de uma auditoria do Ministério do Trabalho, poderá ser exigida comprovação de que tais protocolos foram seguidos.

Por isso, eu recomendo que você mantenha um backup dito, para apresentar numa eventual fiscalização.

São documentos do processo eleitoral da CIPA:

• edital de convocação,
• comunicado ao sindicato,
• relação de empregados inscritos na eleição,
• lista dos funcionários eleitos ou indicados,
• etc.

Documento 13 – Registros do funcionamento da CIPA

Da mesma forma, também é importante manter registros que comprovem o funcionamento da CIPA.

São registros que comprovam o devido funcionamento da CIPA:

• atas de reunião,
• revisão do processo de identificação de perigos/riscos (não precisa mais ser obrigatoriamente o mapa de riscos),
• reuniões para organizar a SIPAT,
• lista de presença nas reuniões, etc.

Documento 14 – Documentação relacionada a EPI

Chegou a hora de olharmos para os documentos de segurança do trabalho referente aos EPIs. Verifique se já existe uma tabela definindo EPI por função ou algum procedimento que especifique os mesmos. É importante que a especificação dos equipamentos de proteção não fique apenas no conhecimento do técnico.

Caso não exista tal documento, coloque em sua lista de prioridades.

Verifique também como é realizada a distribuição dos equipamentos, se todas as entregas estão sendo registradas em formulário padrão, seguindo os aspectos da NR-06 ou se não existe sistemática de entrega definida.

A forma de entrega varia de empresa para empresa, caso a responsabilidade não fique com o SESMT, defina como dever ser feita e audite periodicamente.

Veja também: a quem cabe recomendar o EPI?

Documento 15 – PCMSO e ASO

PCMSO significa programa de controle médico de saúde ocupacional e ASO é o atestado de saúde ocupacional. Ambos são documentos de segurança do trabalho previstos na NR-07.

O PCMSO é de responsabilidade do médico do trabalho. É imprescindível que o PCMSO esteja integrado com o PGR, veja:

“7.5.1 O PCMSO deve ser elaborado considerando os riscos ocupacionais identificados e
classificados pelo PGR.”

Eles devem apresentar os mesmos cargos avaliados e os mesmos riscos. Tenha atenção se as atividades em altura, espaço confinado, operação de máquinas motorizadas, energia elétrica, etc, apresentam exames complementares descritos no documento.

Avalie se o atestado está de acordo com o PCMSO, e se apresenta as informações básicas definidas na NR-07. Você não precisa olhar um a um. Oriente o departamento pessoal do padrão necessário e audite periodicamente para saber como está funcionando.

Sugestão de conteúdo: Novo PCMSO cita PGR 17 vezes

Documento 16 – Relação de máquinas e equipamentos

O inventário de máquinas e equipamentos não é mais obrigatório. Mas você há de concordar comigo que não há como fazer uma boa gestão sem uma lista minimamente organizada, indicando as máquinas presentes na empresa.

Não existe mais um modelo de inventário de máquinas, mas, caso não tenha tal lista, organize uma tabela simples no própria Excel, indicando o nome das máquinas, se tem manual ou não, em que setor está, quem é responsável pela operação, se foi treinado ou não, se está adequada a NR-12 ou não, etc.

Documento 17 – Análise Ergonômica

Segundo a Wikipedia, “Ergonomia é a disciplina científica relacionada ao entendimento das interações entre seres humanos e outros elementos de um sistema, e também é a profissão que aplica teoria, princípios, dados e métodos para projetar a fim de otimizar o bem-estar humano e o desempenho geral de um sistema.”

Portanto, nada mais coerente de termos uma norma regulamentadora para atentar para essas questões, e estamos falando da NR-17 – Ergonomia! A ergonomia baseia-se em muitas disciplinas em seu estudo dos seres humanos e seus ambientes, incluindo antropometria, biomecânica, engenharia, fisiologia e psicologia.

A NR-17 vigente a partir de 2022 facilitou nossa vida com o advento da Análise Ergonômica Preliminar. Ou seja, o Profissional SST pode fazer um levantamento preliminar e somente solicitar a Análise Ergonômica do Trabalho (AET) completa nos casos que julgar necessário. Uma boa fonte de informações são os registros de acidentes e adoecimentos. Veja se há registros de LER ou DORT.

Documento 18 – Inventário de Espaços Confinados

A NR-33 diz que é obrigatório a empresa “identificar os espaços confinados existentes no estabelecimento”. Portanto eu te pergunto: a empresa tem isso? Existem várias medidas na NR-33 que são administrativas, e, sem um inventário, fica impossível trabalhar.

E lembre-se, todos os espaços confinados precisam estar identificados com sinalização apropriada. A NR-33 inclusive apresenta um modelo de sinalização.

E voltando a falar do inventário, a NR-33 também define o que deve constar nele. Saiba mais no post “NR-33 Espaço Confinado: Um Guia Para Iniciantes“.

Documento 19 – inventário de produtos químicos e FISPQ

O almoxarifado deve ter uma relação de todos os produtos em estoque.

Este controle é essencial para:

• avaliar se o PGR contempla todos os produtos químicos envolvidos na operação,
• verificar se estão disponíveis as FISPQ de todos os produtos,
• identificar aqueles que são inflamáveis, definindo procedimentos e local, forma e quantidade de armazenamento,
• avaliar se as embalagens e rótulos utilizados estão em conformidade à norma técnica vigente,
• auxiliar na especificação das medidas de controle e
• elaborar treinamento sobre a manipulação dos respectivos produtos.

Documento 20 – controle e programação de treinamentos

Uma das áreas mais rentáveis para o Profissional de Segurança do Trabalho é ministrar treinamentos. Isso ocorre porque as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho assim determinam. E são muitos os treinamentos obrigatórios que uma empresa precisa ministrar aos trabalhadores.

Conheça nosso Cronograma de Treinamentos de Segurança do Trabalho. Com ele você terá uma planilha para melhor realizar seu planejamento anual além de vídeo aula ensinando a utilizá-la.

A área de SST deve definir todos os treinamentos obrigatórios e necessários por função e/ou por atividade, baseado na legislação vigente e necessidades da empresa. Este documento é fundamental para a gestão de SST da empresa.

Geralmente, qualquer empresa bem organizada, dispõe da matriz de treinamento entre seus documentos de segurança do trabalho.

Documento 21 – LTCAT

LTCAT significa laudo técnico das condições ambientais do trabalho. É o único documento da nossa lista que não está previsto na legislação trabalhista, mas sim, na previdenciária. Por isso decidi deixar por último, mas ele também é muito importante.

Porque muitas empresas acabam tendo problemas também na legislação previdenciária, por exemplo, por não emitir o PPP que é de entrega obrigatória a todos os trabalhadores no momento da recisão do contrato de trabalho.

E para fazer o PPP é necessário usar dos dados do LTCAT.

(obs: a partir de 28/03/2022 mudou o modelo de PPP, saiba mais no post Novo PPP)

Por fim sua prioridade é atender a legislação trabalhista e previdenciária garantindo que além de não haver acidentes e doenças ocupacionais a empresa não terá sanções junto aos órgãos competentes.

Documento 22 – Formulário de entrevista para percepção de riscos

As Normas Regulamentadoras são cheias de pegadinhas. Especialmente essas que sofreram grandes modificações, como a NR-01. Tem muitos detalhes ali que podem passar despercebidos.

Quero chamar a atenção para um desses detalhes. Veja:

“1.5.3.3 A organização deve adotar mecanismos para:
a) consultar os trabalhadores quanto à percepção de riscos ocupacionais, podendo para este fim ser adotadas as manifestações da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA, quando houver; “

A multa por descumprir os requisitos 1.5.3.3 é de R$ 4.682,04.

Viu como por causa de um detalhe a toa é fácil tomar uma multa? Mas como exatamente atender esse requisito? Uma simples entrevista estruturada com os trabalhadores pode ser suficiente, contanto que você mantenha as provas de que fez isso.

É para isso que existe o formulário para entrevista com os trabalhadores sobre os perigos e riscos do ambiente de trabalho. É um formulário em Word bem simples e fácil de usar.

Veja esse vídeo onde mostro um modelo desse formulário:

Documentos exigidos para prestadores de serviço segurança do trabalho

Dentro desse contexto de documentos de segurança do trabalho, também é muito comum que os Profissionais SST tenha a seguinte dúvida:

Quais os documentos exigidos para prestadores de serviço segurança do trabalho?

Pensando nisso, eu gerei uma lista para servir de base. Lembre-se: você deve analisar criticamente, e inserir ou excluir documentos, conforme o caso prático.

Documentação referente a empresa contratada:

• Cartão CNPJ
• Certidões negativas de débitos (tributos municipais, estaduais e federais)
• Guias de recolhimento de tributos e encargos de cada funcionário, conforme lei
• Contrato social
• Comprovantes de holerites de pagamento e de benefícios previstos em Convenção Coletiva
• No caso de serviços de segurança, Certificado de Regularidade atualizado perante a Polícia Federal
• PCMSO
• PGR

Documentação referente aos funcionários da empresa contratada:

• ASO com exames complementares e apto para altura e espaço confinado se necessário
• Certificados de treinamentos aplicáveis de acordo com a atividade
• Ordem de serviço
• Ficha de EPI com assinatura, descrição do EPI, data de entrega e CA válido (conter os EPI´s necessários para atividade que será desempenhada)
• CTPS (foto, qualificação civil e registro) ou CTPS digital (qualificação civil e registro) ou extrato do e-social comprovando vínculo empregatício

Além das listas acima, que são genéricas, você também pode solicitar mais documentos quando atividades específicas forem realizadas, como por exemplo:

• trabalho em altura;
• espaço confinado;
• serviços com eletricidade;
• máquinas;
• etc.

A seguir vou apresentar algumas exigências adicionais que você pode fazer, de acordo com a atividade que será realizada pela empresa contratada.

Quando a empresa contratada vai realizar trabalho em altura

• Projeto da linha de vida elaborado por profissional legalmente habilitado;
• Ficha de EPI com cinto de segurança tipo paraquedista, talabarte em Y, capacete de segurança com jugular, EPI´s básicos, etc;
• Certificado de treinamento de NR 35 contendo o nome do trabalhador, conteúdo programático, carga horária, data, local de realização do treinamento, nome e qualificação dos instrutores e assinatura do responsável;
• APR (Análise Preliminar de Risco);
• PT (Permissão de Trabalho);
• ASO com apto para altura e exames complementares de acordo com o PCMSO;
• Certificação Abendi conforme ABNT NBR 15.475, se aplicável;
• Projeto do andaime com ART;
• Certificado de treinamento do montador do andaime;
• Projeto da PTA (plataforma de trabalho aéreo) com ART;
• Manutenções preventivas da PTA;
• Certificado de treinamento do operador da PTA (verificar se o certificado é para o mesmo tipo de equipamento, por exemplo, articulada ou tesoura, etc);

Quando a empresa contratada vai realizar trabalhos em espaço confinado

• Certificado de treinamento dos trabalhadores, vigia e supervisor do espaço confinado contendo o nome do trabalhador, o conteúdo programático, a carga horária, a data e o local de realização do treinamento, com as assinaturas dos instrutores e do responsável;
• Certificado de treinamento da equipe de resgate de NR 33 e resgate contendo o nome do trabalhador, o conteúdo programático, a carga horária, a data e o local de realização do treinamento, com as assinaturas dos instrutores e do responsável;
• Detector de gases disponível;
• APR (Análise Preliminar de Risco);
• PET (Permissão de Entrada e Trabalho);
• ASO com apto para espaço confinado e exames complementares de acordo com o PCMSO;
• Verificar na análise de risco o tipo de proteção respiratória necessária, para ambientes inertes utilizar ar mandado;

Quando a empresa contratada vai realizar serviços com eletricidade

• Certificado de treinamento de NR 10 básico para atividade em baixa e média tensão com carga horário de 40 h contendo o nome do trabalhador, o conteúdo programático, a carga horária, a data e o local de realização do treinamento, com as assinaturas dos instrutores e do responsável, responsável técnico habilitado que deve ter formação em elétrica;
• Certificado de treinamento de NR 10 SEP (Serviço elétrico de potência) para atividade em alta tensão com carga horário de 40 h contendo o nome do trabalhador, o conteúdo programático, a carga horária, a data e o local de realização do treinamento, com as assinaturas dos instrutores e do responsável, responsável técnico habilitado que deve ter formação em elétrica;
• APR (Análise Preliminar de Risco);
• PT (Permissão de Trabalho);
• ASO com apto para serviços elétricos e exames complementares de acordo com o PCMSO;
• Ficha de EPI deve conter além dos EPI´s básicos, uniforme (calça e camisa) contra agentes térmicos provenientes do arco elétrico, capacete de segurança classe B: Indicado para o uso com risco de choque elétrico, botina de segurança sem componentes metálicos, luva isolante de borracha, luva de couro sobreposta, manga isolante de borracha, protetor facial contra arco elétrico.
• Algumas atividades utilizam-se ainda tapete isolante e vara de manobra.

Quando a empresa contratada vai realizar atividade com máquinas pesadas

• Certificado de treinamento para o equipamento especifico contendo o nome do trabalhador, o conteúdo programático, a carga horária, a data e o local de realização do treinamento, com as assinaturas dos instrutores e do responsável.
• APR (Análise Preliminar de Risco);
• PT (Permissão de Trabalho);
• ASO com apto e exames complementares de acordo com o PCMSO;
• Pode ser solicitado também inspeções periódicas do veículo.

Perguntas dos meus alunos

Para aprender ainda mais

Normas Regulamentadoras Atualizadas

Modelo de inventário de perigos/riscos do PGR

Ebook GRO/PGR Comentado

Super Checklist de Documentação Obrigatória de SST

Sugestão de vídeos do nosso canal no Youtube

Visite o canal da Escola da Prevenção no Youtube.

O tema do vídeo abaixo é: que documentos de segurança do trabalho o profissional SST pode elaborar?

Com certeza eu deixei muitos documentos de segurança do trabalho de fora. Meu objetivo aqui é passar pelos mais importantes. Mas, como eu disse no início, a lista é imensa. Espero que esse texto tenha contribuído. Qualquer comentário pode ser enviado pelo nosso WhatsApp.

Abraço!