Plano de ação 5W2H: vale a pena usar?
Nesse post vamos falar sobre o Plano de Ação 5W2H e também vou te mostrar um exemplo de planilha desse tipo.
Mas antes, um rápido lembrete: desde 03/01/2022 acabou o prazo de migração do PPRA para o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos)! E o plano de ação, como veremos abaixo, é um dos documentos que devem fazer parte do PGR.
Vamos lá? Antes de começarmos, uma pergunta:
Mas o que é um plano de ação?
É muito fácil entender o conceito de plano de ação. Mas, por mais óbvio que pareça, para fazermos um plano de ação, primeiro temos que ter um objetivo em mente. E, em se tratando de prevenção de acidentes e adoecimentos originados pelo trabalho, qual seria esse objetivo? A resposta podemos encontrar na própria NR-01:
“1.5.3.4 A organização deve adotar as medidas necessárias para melhorar o desempenho em SST”
Embutido na frase acima está o conceito de melhoria contínua, tão comum nos sistemas de gestão, como ISO 45001, ISO 14001, etc. Então, o plano de ação 5W2H é uma ferramenta que utilizamos para controlar ações específicas com o objetivo de melhorar o desempenho da organização nos indicadores da área de segurança do trabalho.
Veja também: Qual a diferença entre GRO e PGR?
Você sabe o que é obrigatório ter no PGR?
A resposta encontramos no novo texto da NR 1
“1.5.7.1 O PGR deve conter, no mínimo, os seguintes documentos:
a) inventário de riscos; e
b) plano de ação.”
Simples assim. Como eu gosto de dizer: “sem ação não tem prevenção”. Já deu para perceber a importância do plano de ação 5W2H. Um bom plano de ação é fundamental para o sucesso do seu PGR!
E, em se tratando de plano de ação, uma estrutura muito usada é a 5W2H.
Então, o que seria o Plano de Ação 5W2H?
O plano de ação 5W2H recebe esse nome porque buscamos responder a 5 perguntas que, em inglês, começam com a letra W e 2 perguntas que, também em inglês, começam com a letra H.
A primeira letra W é o What, que em português significa “o quê’, ou seja, o que será feito? É aqui que vamos colocar as ações necessárias para resolver o risco identificado no inventário. Mas não todos os riscos, apenas aqueles que na avaliação de riscos foram identificados como necessitando de melhorias.
A segunda letra W é o Why, que em português significa “Por Quê”, ou seja, por que será feito? Qual o objetivo a ser atingido? Por exemplo, no caso do perigo ruído, podemos inserir no 5W2H a informação do nível de pressão sonora que esperamos ter após implementar as medidas de controle.
A terceira letra W é o Where, que em português significa “onde”, ou seja, onde será feito? Aqui você vai indicar no seu plano de ação 5W2H o local onde será implementada a medida de controle, por exemplo, no pátio de movimentação de produtos acabados, ou no setor de filtragem, etc.
A quarta letra W é o Who, ou seja, “quem”, e aqui nós vamos indicar o responsável por implementar a ação.
Agora, antes de ir para a quinta letra W, eu acho mais didático pular para as letras H. Então vamos deixar o último W para o final. Eu estou seguindo a mesma sequência que eu uso na planilha plano de ação 5W2H que dou para os meus alunos (imagem abaixo).
O primeiro H é o “How”, ou seja, como será feito? Aqui você vai descrever como irá implementar e como a ação levará ao resultado esperado.
O segundo H é o How Much, ou seja, “quanto” vai custar? Toda ação tem um custo de implantação e é isso que vamos mostrar aqui.
Agora voltamos a letra W e você vai entender porque deixei para o final. O quinto W é o When ou seja, “quando” será implementado. E aqui é necessário um cuidado muito especial, porque na prática é onde mais teremos dificuldades.
A parte mais difícil de um plano de ação 5W2H é implementar as ações no prazo estabelecido. Por isso eu gosto de deixar o “Quando” para o final, para darmos tratamento especial para ele.
Observe que tem um gráfico no alto da planilha. O objetivo desse gráfico é mostrar de forma rápida quanto o percentual de ações em cada status possível. Eu uso os seguintes status:
- Falta prazo
- Atrasado
- Em execução
- Concluído
- Adiado
Acho que os nomes são auto explicativos. Como você pode ver, eu gasto 6 colunas da planilha só para exercitar melhor o quinto W, que é o quando. Como eu disse, da minha experiência, é aqui que os PGR mais falham, porque perde-se os prazos. Então, minha dica para você é dar atenção especial a isso no seu plano de ação 5W2H.
Mas, se desejar poupar tempo, e ter acesso a planilha mostrada na imagem acima, saiba que ela faz parte do Pendrive Especialista GRO/PGR. Será um prazer ter você como meu aluno e ajudá-lo a dominar a Gestão de Riscos Ocupacionais (GRO) e também o seu Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR).
